12 jun

AVG/GDPR | Privacy | vertaalbureau | Tekom Vertalers

Uw privacy is altijd onze zorg | geheimhouden hoort bij vertalen

 

Waarom is de AVG wél belangrijk?

Iedereen is de e-mails over de nieuwe privacywet beu. Op 25 mei werden we er allemaal mee doodgegooid. Herkent u ook de teksten als “wij geven om uw privacy”? Nee, beste schrijver van deze nieuwsbrief, zo zit het niet…

Iedereen die niet onder een steen heeft geleefd, weet ook dat er een nieuwe wet is die bedrijven dwingt om “om uw privacy” te geven. Pas de dag dat de wet inging is de verstuurder van zo’n nieuwsbrief opeens spontaan ‘uw privacy’ belangrijk gaan vinden. Logisch dat u daar geen boodschap aan heeft.

Waarom is het dan wel belangrijk? De technologische ontwikkelingen gaan steeds verder en hierdoor ligt de privacy steeds meer op straat. Aan de hand van algoritmes en cookies weet het internet vrij nauwkeurig wie u bent, waar u woont en wat uw interesses zijn. Hoe meer van deze informatie aan elkaar wordt gekoppeld, hoe beter Big Brother Internet u kent. Het is daarom heel belangrijk dat met alle informatie over u heel zorgvuldig wordt omgegaan.

Hoe gaan wij als vertaalbureau om met privacy?

Discretie zit in het DNA van ons bedrijf. We bestaan sinds 1976 bij de gratie van onze klanten. We vertalen vertrouwelijke documenten in alle gewenste talen. Alle personen die betrokken zijn bij onze organisatie hebben een geheimhoudingsverklaring moeten ondertekenen. Zo hebben wij altijd gewerkt, ook vóór 25 mei 2018.

Toch hebben wij ook wel procedures moeten aanpassen en verwerkingsovereenkomsten moeten afsluiten. Het is nou eenmaal zo dat wanneer iets wet wordt, er soms andere maatregelen moeten worden genomen dan de maatregelen die je zelf had bedacht. Dat is alleen maar goed, want het is een kans om alle procedures op dit gebied nog eens goed tegen het licht te houden. Dat zien we als kwaliteitsverbetering.

 

Draconische maatregelen?

De AVG gaat best ver. Bedrijven moeten een passend gegevensbeschermingsbeleid hebben, een register van verwerkingsactiviteiten bijhouden (welke persoonsgegevens verwerk je met welk doel), verwerkersovereenkomsten sluiten met elke partij die persoonsgegevens voor ze verwerkt (accountant, salarisadministratie, een externe helpdesk die toegang heeft tot data of klantportalen) en een procedure voor datalekken hebben waarbij ze de opvolging ervan moeten documenteren. Dit lijken bijna draconische maatregelen, maar voor u is het vooral belangrijk dat de nieuwe wet gaat om ‘Need to Know’ in plaats van ‘Nice to Have’, als het gaat om uw persoonlijke gegevens.

 

Wat beloven wij?

Wanneer er persoonsgebonden informatie in uw te vertalen tekst staat, wordt deze uiterst zorgvuldig behandeld. De personen die deze informatie onder ogen krijgen, hebben een verwerkersovereenkomst ondertekend en nemen de juiste veiligheidsmaatregelen.

  • Wanneer uw tekst de EU verlaat, gebeurt dit geanonimiseerd.
  • Indien er ondanks deze maatregelen een situatie ontstaat waarbij uw gegevens mogelijk zijn gecompromitteerd, wordt u hiervan persoonlijk op de hoogte gesteld.
  • Daarnaast garanderen wij dat bij opslag van uw tekst in ons vertaalgeheugen geen gevoelige informatie zal worden gereproduceerd.
  • Uw contactgegevens worden in ons projectmanagementsysteem bewaard met als doel gemakkelijk contact met u te kunnen opnemen over uw vertaalproject en alles wat hiermee te maken heeft.
  • Wij gebruiken uw e-mailadres daarnaast om u te informeren over ons bedrijf en om te kijken hoe wij u nog beter van dienst kunnen zijn.
  • U kunt zich te allen tijde afmelden voor onze nieuwsbrief en uw gegevens uit ons systeem laten verwijderen.

 

Nieuwsbrieven

Zijn we nu eindelijk verlost van al die nieuwsbrieven die we ontvangen omdat we ooit een keer iets via een webshop hebben besteld? Dat is eigenlijk aan u. Net zoals dat voor de nieuwe wet het geval was, moet u zich kunnen afmelden voor zo’n nieuwsbrief. Het is vooral een middagje moeite en u bent ervan verlost. Hoewel wij ook niet staan te juichen bij elke ontvangen nieuwsbrief, vinden wij het wel belangrijk om onze eigen klanten op de hoogte te houden van onze ontwikkelingen. Wij versturen daarom zelf ook een nieuwsbrief. Afmelden hiervoor is, volgens ons, kinderlijk eenvoudig. Net als bij andere bedrijven, krijgt u ook bij ons de ‘weet u het zeker?’-vraag.

related posts