Ga naar de inhoud

Vertrouwelijk en AVG-proof – veilig vertaald via Tekom

Bij Tekom zit vertrouwelijkheid in ons DNA. Al zolang wij ons bezighouden met vertalen, en dat is al sinds 1976, is vertrouwelijkheid belangrijk. Al lang voor internationale wetgeving op dit gebied (AVG/ GDPR) hadden al onze vertalers en interne medewerkers een geheimhoudingsbeding en hadden wij een strikt beleid op dit gebied. Dat is ook logisch, want als een vertaler niet vertrouwelijk omgaat met de informatie die hij of zij onder ogen krijgt, zijn de gevolgen groot.

Wat ziet de vertaler?

Een vertaler kan werkelijk alles onder ogen krijgen. Denk bijvoorbeeld aan zeer gevoelige medische (persoons)gegevens, de financiële stukken van een onderneming, juridische documenten omtrent een belangrijke rechtszaak, maar ook staatsgeheimen of defensiezaken. Integriteit en geheimhouding zijn daarom buitengewoon belangrijk voor een vertaler. Als het misgaat zijn de gevolgen verstrekkend.

AVG-privacyrichtlijnen

Hoe zorgen wij ervoor dat het niet misgaat? We zijn een vertaalbureau dat met 750 freelancers samenwerkt, dus daar is wel wat voor nodig. Allereerst hebben wij een duidelijke privacyverklaring op onze website, zodat opdrachtgevers en toeleveranciers precies weten waar ze aan toe zijn. Daarnaast hebben wij met al onze vertalers een verwerkersovereenkomst, als separaat onderdeel van de raamovereenkomst. Belangrijk is het om te weten dat we uw vertrouwelijke documenten in drie categorieën indelen:

maximaal twee jaar bewaren na levering;

verwerking mag wereldwijd binnen de kaders van de AVG.

maximaal twee jaar bewaren na levering;

verwerking uitsluitend binnen de Europees Economische Ruimte (EER) en de landen met een adequaatheidsbeslissing.

niet bewaren – documenten (inclusief e-mails) verwijderen na levering;

verwerking uitsluitend binnen de EER;

uitsluitend versleutelde verzending.

ISEA3000-accreditatie

Sinds twee jaar zijn wij ISEA-geaccrediteerd. De ISAE 3000-standaard is gelijk aan de geheimhoudings- en veiligheidsrichtlijnen voor de accountancy en gaat verder dan AVG. Een belangrijk verschil is de bewijsvoering: vertalers moeten ons hun AVG-proof ID toesturen als bewijs van hun identiteit en daarnaast informatie verstrekken over hun antivirussoftware en OS (operating system). Ook ondertekenen de betreffende vertalers jaarlijks een document waarmee ze zich conformeren aan een strikte werkwijze op bijvoorbeeld het gebied van wachtwoordbeleid. Bij een wachtwoordenbeleid moet u denken aan de lengte en complexiteit van een wachtwoord, hoe vaak het wachtwoord moet worden vervangen en hoe lang een computer onbeheerd kan blijven, voordat de computer vergrendeld wordt.

We worden jaarlijkse ge-audit door een externe partij die nagaat of wij, maar ook alle betreffende vertalers zich aan alle richtlijnen houden.

Voor met name onze klanten uit de financiële en medische sector is ISEA3000 een meerwaarde en een reden om met Tekom zaken te doen.  Bent u ook op zoek naar een stap extra veiligheid ten opzichte van de AVG? Neem dan eens contact met ons op om te bespreken wat Tekom voor u kan betekenen.

Geheimhoudingsverklaring

Aanvullend op alle maatregelen hebben alle medewerkers van Tekom, of ze nu in dienst zijn of freelancer, een geheimhoudingsverklaring ondertekend met hierin een boetebeding.

Als een opdrachtgever dit op prijs stelt, is Tekom altijd bereid om een NDA of een verwerkersovereenkomst te ondertekenen.

Meer weten?

Neem contact met ons op voor advies over uw vertrouwelijke vertaling

Meer nieuwsberichten